企業(yè)協(xié)同辦公系統，有些人叫協(xié)同OA，也有人叫企業(yè)門(mén)戶(hù)，其最早來(lái)源于20世紀80年代初的OA軟件。當時(shí)人們將實(shí)現文字處理等簡(jiǎn)單的單機辦公自動(dòng)化軟件稱(chēng)之為OA。隨著(zhù)信息化的不斷深入，網(wǎng)絡(luò )及通訊技術(shù)的高速發(fā)展，OA也逐步演變?yōu)閰f(xié)同OA或叫企業(yè)協(xié)同辦公系統，讓人們從簡(jiǎn)單的單機辦公走向協(xié)同辦公、知識分享的工作方式。最近幾年，企業(yè)協(xié)同辦公系統更是成為企業(yè)內部信息化的入口，與企業(yè)內部的其他系統如ERP系統集成、協(xié)調運作，相互共享數據，極大提高了企業(yè)運行效率和決策水平。但也出現了新的變化和發(fā)展。

    企業(yè)協(xié)同辦公系統是一個(gè)辦公平臺，具有日程管理、審批流管理、行政辦公管理等基礎功能：
    1.日程管理：有些企業(yè)協(xié)同辦公系統叫日歷、時(shí)間管理等等。通過(guò)此功能，對使用者的日程進(jìn)行全方位的管理，根據使用者的需求及時(shí)提醒，讓你不至于因為忘記重要的會(huì )議或事項而造成不必要的損失。
    2.審批流管理：這是協(xié)同辦公系統的最重要功能之一。是提高企業(yè)執行與審批效率的重要功能。
    3.行政辦公管理：實(shí)現事務(wù)的規范化處理和流轉。如機關(guān)事業(yè)單位，這些單位對于公文有著(zhù)規范的格式及流轉規則。通過(guò)行政辦公管理中的收文管理和發(fā)文管理等功能。加快公文的流轉速度，減少了公文的審批時(shí)間，提高機關(guān)事業(yè)單位的辦事效率。
    4.辦公工具：包括一些辦公中常用的工具，如辦公便箋、調查問(wèn)卷、萬(wàn)年歷等。

    企業(yè)協(xié)同辦公系統也是一個(gè)協(xié)同管理平臺，實(shí)現企業(yè)內部各團隊的協(xié)同合作，具有溝通工具、項目管理、知識管理等功能。
    1.溝通工具：企業(yè)內部即時(shí)通訊，已成為辦公軟件的必備功能之一。溝通不僅限于團隊成員之間的信息傳達通訊，也必須保證溝通的時(shí)效性、完整性和有效性。
    2.知識管理：是企業(yè)實(shí)現知識繼承和傳遞的一個(gè)重要功能。通過(guò)此功能，企業(yè)人員進(jìn)行知識的共享、學(xué)習、累積，從而提升整個(gè)企業(yè)的創(chuàng )新水平和競爭力。
    3.項目管理：通過(guò)此功能，可以讓項目組的各成員協(xié)同、管理更為方便、有效、輕松和快捷，極大提高項目組的工作效率和質(zhì)量，確保項目按時(shí)保質(zhì)高效完成。 
    4.企業(yè)內部微博：是企業(yè)內部人員進(jìn)行話(huà)題交流、話(huà)題評論、活動(dòng)關(guān)注的一個(gè)平臺。為企業(yè)內部的人文管理、信息交流提供一個(gè)有效的場(chǎng)所，使企業(yè)員工能及時(shí)感知企業(yè)的文化理念、發(fā)展動(dòng)態(tài)及員工間的互助互愛(ài)精神。

    近幾年來(lái)，隨著(zhù)移動(dòng)應用的高度普及，云概念和大數據技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)協(xié)同辦公迎來(lái)了新一輪的變革。主要表現在以下幾個(gè)方面：
    1.云OA：目前在國內，真正做云OA的廠(chǎng)商還很少，云OA的市場(chǎng)占有率也不超過(guò)5%。但云OA所具有的初始投入低、快速實(shí)施、功能靈活、投資風(fēng)險低等優(yōu)勢，正逐步為中小企業(yè)所認識?？梢灶A見(jiàn)的未來(lái)，云OA會(huì )隨著(zhù)人們認識的深入，逐步建立起自已的一片天地。
    2.大數據分析運用：傳統的企業(yè)協(xié)同辦公系統強調的是如何提高企業(yè)執行效率，很少會(huì )提及數據分析應用。隨著(zhù)近年來(lái)大數據分析技術(shù)的推廣及成熟應用，企業(yè)協(xié)同辦公系統中大量的過(guò)程化數據，如消息、文件、圖片、審批流信息、企業(yè)微博和項目信息等等，這些數據對企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)龐大的“寶藏”，通過(guò)對這些數據分析，可以讓企業(yè)在人文管理及執行效率上獲得更多有益的信息。 
    3.移動(dòng)協(xié)同辦公：現代移動(dòng)技術(shù)發(fā)展非?？焖?，特別是3G、4G技術(shù)的發(fā)展，給移動(dòng)應用插上了飛躍的翅膀。短短幾年，國內的移動(dòng)應用普及化程度已相當高。而作為企業(yè)協(xié)同辦公系統，人們已不再局限于手機短信提醒和審核等簡(jiǎn)單的移動(dòng)應用，需要有更全面化的移動(dòng)協(xié)同辦公應用，移動(dòng)協(xié)同辦公也必然會(huì )成會(huì )未來(lái)的一個(gè)主流應用模式。
    4.OA與管理系統整合：早期的OA，與企業(yè)的其他系統之間無(wú)法進(jìn)行數據共享使用，無(wú)集成應用，企業(yè)內部的各個(gè)系統形成一個(gè)個(gè)信息孤島，影響企業(yè)運作及效率，以及決策分析。隨著(zhù)現代企業(yè)競爭的白熱化，必然要求企業(yè)的決策和執行更加快速有效，而企業(yè)協(xié)同辦公系統作為企業(yè)門(mén)戶(hù)，必須要具有整合整個(gè)企業(yè)相關(guān)系統的能力，必須要做到真正的企業(yè)全資源的協(xié)同與管理，只有這樣，才能真正實(shí)現企業(yè)數字化、知識化、虛擬化。
    5.更注重知識的傳遞與驅動(dòng)：三百多年前，英國著(zhù)名的哲學(xué)家培根曾經(jīng)說(shuō)過(guò)"知識就是力量"，無(wú)數的事實(shí)也證明了這一觀(guān)點(diǎn)。知識作為企業(yè)一種無(wú)形財富，只有不斷的繼承與傳遞，才能讓企業(yè)保持足夠強大的競爭力，才能擁有源源不斷的創(chuàng )新力。作為企業(yè)門(mén)戶(hù)的企業(yè)協(xié)同辦公系統，知識管理必須是其一個(gè)非常重要的內容，通過(guò)其在企業(yè)內部建立起知識繼承和傳遞的快速便捷通道，讓企業(yè)相關(guān)人員能夠獲取合適的知識，充分發(fā)掘和釋放他們的潛能，才能不斷提升整個(gè)企業(yè)的競爭力、創(chuàng )新力和凝聚力。

    總之，企業(yè)協(xié)同辦公系統在企業(yè)信息化過(guò)程中的重要作用，已經(jīng)逐漸被廣大企業(yè)所認識。而新技術(shù)的發(fā)展和信息化的高度深化，也要求企業(yè)協(xié)同辦公系統必須完成自我的變革，必須從純粹的管理工具，演變?yōu)橐粋€(gè)更智能化，具有決策與整合能力的真正企業(yè)門(mén)戶(hù)。