員工需要每年體檢以確定身體的健康程度。而ERP系統上線(xiàn)之后，也需要定期對ERP系統進(jìn)行體檢，以確定系統的運行狀況。當發(fā)現體檢的結果不理想時(shí)，就需要有針對性的采取措施來(lái)進(jìn)行優(yōu)化。筆者認為，企業(yè)項目管理員至少需要從如下幾個(gè)指標來(lái)為系統進(jìn)行體檢。

指標一：數據的準確度

　　在給ERP系統進(jìn)行體檢的時(shí)候，最綜合的指標就是數據的準確度。如果ERP系統相關(guān)的操作規范沒(méi)有嚴格執行，那么最終反映到數據上，就是數據誤差比較大。如倉庫的帳上數量與實(shí)物不符等。具體的說(shuō)，需要核對如下幾組數據的準確率。

　　一是ERP系統帳上庫存數量與實(shí)物數量的一致性。一般企業(yè)在年末都會(huì )對庫存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。此時(shí)需要以ERP系統的數據為基礎，對實(shí)物進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，然后確定兩者之間的差異。重要的是，需要分析差異的原因。有些差異是允許的，如損耗等造成的誤差。但是有些差異是不允許的。如沒(méi)有開(kāi)單就發(fā)料、或者沒(méi)有開(kāi)單就入庫等等。故分析庫存數據與實(shí)物之間的差異，并分析產(chǎn)生差異的原因，就可以了解用戶(hù)是否按標準在操作。

　　二是訂單中的未交貨明細。包括采購訂單上的未交貨明細和銷(xiāo)售訂單上的未交貨明細。因為這些數據都是根據其他單據更新的。如采購訂單是根據收貨單更新收貨數量和未交貨數量，而銷(xiāo)售訂單則是根據出貨部門(mén)的單據來(lái)更新出貨數量與未出貨數量。這些單據都涉及到不同的部門(mén)。為此分析這些數據的準確性，可以判斷部門(mén)之間的協(xié)作有沒(méi)有問(wèn)題。如果有問(wèn)題的話(huà)，那么就需要采取措施，來(lái)確保他們之間的友好協(xié)作。

　　三是需要查看單據編號等是否符合要求。企業(yè)在上ERP系統之間，一般都需要編制一套編碼規則，包括各種單據的編號(如銷(xiāo)售訂單與采購訂單的編號)、產(chǎn)品的編號、員工的編號等等。在實(shí)際工作中，筆者發(fā)現第一年員工基本上還可以遵守這個(gè)規則。但是隨著(zhù)時(shí)間的推移，加上員工的頻繁流動(dòng)，會(huì )導致編碼比較混亂。如員工隨心隨意的編寫(xiě)訂單號碼、產(chǎn)品編號等等。不一致的編碼規則會(huì )導致其它部門(mén)查詢(xún)數據的困難。故在體檢時(shí)，可以查詢(xún)員工是否按編碼規則在進(jìn)行編碼。特別是那些手工編碼的情況。如果發(fā)現沒(méi)有按編碼原則編寫(xiě)，那么需要及時(shí)的更正，并加強對相關(guān)用戶(hù)的培訓。

　　總之，筆者認為，數據的準確度是最能夠反映ERP系統運行狀況的一個(gè)指標。在給ERP系統體檢時(shí)，需要抓住基礎數據。就好像抓住了主要矛盾，能夠起到事半功倍的效果。當然基礎數據并不僅僅只是包括這些內容。在實(shí)際工作中，根據需要，還需要對價(jià)格表、供應商明細表等記錄進(jìn)行審核。一般情況下，庫存數據需要根據企業(yè)的盤(pán)點(diǎn)作業(yè)來(lái)進(jìn)行核對?？梢酝ㄟ^(guò)抽盤(pán)等動(dòng)作來(lái)監督員工的行為。而其他的數據，ERP系統稽核人員可以不定時(shí)地進(jìn)行。

指標二：流程的標準化

　　現在大部分ERP系統都是以流程驅動(dòng)的。也就是說(shuō)，根據業(yè)務(wù)流程來(lái)開(kāi)發(fā)、設計、實(shí)施、操作ERP系統。這就給了我們第二個(gè)ERP系統體檢的指標，即評估企業(yè)用戶(hù)操作流程的標準化。在評估這個(gè)指標的時(shí)候，需要抓住企業(yè)的關(guān)鍵流程。因為企業(yè)的操作流程太多，不可能面面俱到。具體的來(lái)說(shuō)，需要抓住以下幾個(gè)流程。

　　一是銷(xiāo)售循環(huán)流程。包括客戶(hù)審核、信用復核、銷(xiāo)售接單、發(fā)貨等等多個(gè)環(huán)節。不過(guò)環(huán)節太多，也時(shí)候也不好操作。筆者建議是抓住關(guān)鍵環(huán)節的關(guān)鍵點(diǎn)。如銷(xiāo)售接單時(shí)，接單與審核需要不同的人員來(lái)完成，已保障交易的安全性。再如，倉庫部門(mén)發(fā)貨時(shí)必須要以現有的銷(xiāo)售訂單為依據，而不能夠無(wú)單發(fā)貨等等。在給ERP系統體檢時(shí)需要抓住這些關(guān)鍵點(diǎn)，看看用戶(hù)操作是否到位。

　　二是相關(guān)計劃的操作流程。如對于接單生產(chǎn)型生產(chǎn)企業(yè)來(lái)說(shuō)，需要根據銷(xiāo)售訂單來(lái)生成采購計劃與生產(chǎn)計劃。在體檢時(shí)，就需要考慮后續的操作跟這個(gè)計劃的符合程度。一般來(lái)說(shuō)，如果計劃與實(shí)際符合，需要先更改計劃，而不能夠直接在后續的單據中進(jìn)行更改。如銷(xiāo)售訂單有變化，就需要先更改銷(xiāo)售訂單，然后再根據更改后的銷(xiāo)售訂單來(lái)調整銷(xiāo)售計劃與生產(chǎn)計劃。這是前后一致的流程。如果發(fā)現這里有不一致，那么系統稽核人員就需要分析不一致的原因，并尋求后續的措施。

　　三是采購循環(huán)流程。在這個(gè)流程中，主要是采購單流程與采購收獲流程。對于采購單來(lái)說(shuō)，企業(yè)是否允許無(wú)單采購？即對于生產(chǎn)材料來(lái)說(shuō)，一般都要求有原始的單據，如物料需求部門(mén)的請購單。系統稽核人員可以在ERP系統中導出沒(méi)有原始單據的采購訂單，然后進(jìn)行追蹤分析。再如收貨，一般要求有采購訂單，嚴格的說(shuō)還需要有供應商發(fā)票等等。只有這些單據才能夠進(jìn)行入庫。在給ERP系統體檢時(shí)，可以分析這些單據是否完備。如果完備的話(huà)，那么就說(shuō)明相關(guān)操作都是按流程在辦事。否則的話(huà)，就需要進(jìn)行后續的完善操作。

　　四是付款流程。付款在企業(yè)中往往是一項比較關(guān)鍵的業(yè)務(wù)。對于ERP系統來(lái)說(shuō)，主要就是核對相關(guān)單據的內容。如對于供應商付款來(lái)說(shuō)，需要考慮的是采購訂單、供應商發(fā)票、入庫單等單據是否齊備，金額是否有問(wèn)題。同時(shí)還需要關(guān)注，有沒(méi)有重復付款的單據等等。分析這些單據，可以判斷與付款相關(guān)的用戶(hù)在操作上是否標準，有沒(méi)有偷工減料，甚至舞弊的事件發(fā)生。

　　五是需要注意一些特殊的流程。某些企業(yè)可能有一些比較特殊的作業(yè)，如預收款業(yè)務(wù)或者預付款業(yè)務(wù)。這些業(yè)務(wù)往往具有比較特殊的流程。如對于預收款業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，需要客戶(hù)付款后才能夠安排生產(chǎn)或者安排出貨。顯然這些都是比較關(guān)鍵的點(diǎn)，而且往往是企業(yè)管理層比較重視的內容。如果有這些特殊業(yè)務(wù)的話(huà)，那么就需要額外關(guān)注這些流程。

　　總之，分析員工的操作是否符合標準化流程的要求，也是ERP系統體檢的一個(gè)重要內容。

指標三：用戶(hù)依賴(lài)ERP系統的程度

　　當ERP系統運用的比較熟練之后，用戶(hù)對ERP系統的依賴(lài)程度會(huì )很強。當ERP系統不能夠運行時(shí)(如由于停電等原因)，用戶(hù)將無(wú)法開(kāi)展正常的工作。如果企業(yè)能夠達到這種程度，那么可以從宏觀(guān)上說(shuō)明ERP運行的還是不錯的。一般來(lái)說(shuō)，可以從如下幾個(gè)角度來(lái)評估用戶(hù)對ERP系統的依賴(lài)程度。

　　一是企業(yè)用戶(hù)手工操作的程度。一般來(lái)說(shuō)，對ERP系統的依賴(lài)程度越高，那么手工操作的作業(yè)就越少。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子。對于倉庫用戶(hù)來(lái)說(shuō)，在ERP系統上線(xiàn)之前會(huì )有一本手工帳。如果上了ERP系統之后，用戶(hù)查詢(xún)庫存數據時(shí)都是從系統中查詢(xún)，而徹底放棄了手工帳本。那么就說(shuō)明用戶(hù)對ERP系統的依賴(lài)程度是比較高的。由于相關(guān)的限制，雖然不能夠從根本上杜絕手工操作，但是手工操作應該越少越好。

　　二是高層對ERP系統的應用程度。ERP系統一般分為兩個(gè)階段。一個(gè)是操作階段，主要是企業(yè)的中低層人員在系統中錄入相關(guān)的交易數據。二是分析決策階段。在這個(gè)階段中，企業(yè)的中高層管理人員會(huì )積極的使用ERP系統，如各種報表等等。為自己的決策提供數據的支持。在ERP系統體檢時(shí)，需要評估企業(yè)現在所處的階段。如果長(cháng)期處于第一階段，那么顯然ERP的運行是不怎么完善的。在后期需要積極的改進(jìn)。